Неоформлені працівники: механізм виявлення, відповідальність, шляхи запобігання
Неоформлені працівники й надалі залишається поширеним і ризиковим явищем для підприємців: це виникає поступово — коли працівник хоче отримувати більше «на руки», а роботодавець прагне спростити процедури чи зменшити податкове навантаження. Те, що спершу здається зручною тимчасовою домовленістю, нерідко перетворюється на буденність, яка проявляється вже тоді, коли наслідки складно мінімізувати. Такі ситуації можуть бути встановлені з різних джерел і щоразу створюють для бізнесу відчутні юридичні ризики. Як саме виявляють неоформлених працівників? Яку відповідальність реально застосовують? Та як можна себе убезпечити? Саме про це поговоримо далі.
Держпраці чи ДПС: хто і як фіксує порушення, а хто накладає штрафи
Відповідно до частини четвертої статті 265 КЗпП України лише центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, тобто Державна служба України з питань праці, уповноважений накладати штрафи за порушення, передбачені частиною другою цієї статті. Зокрема, саме Держпраці накладає штрафи за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), за оформлення працівника на неповний робочий час або за трудовим договором з нефіксованим робочим часом у разі фактичного виконання ним роботи протягом усього встановленого на підприємстві робочого часу, а також за виплату заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати ЄСВ та податків (крім випадків, коли платником ЄСВ і податків є сам працівник).
Разом з тим, у липні 2022 Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» було доповнено статтєю 16, останнім абзацом якої передбачено, що у період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 Кодексу законів про працю України, не застосовуються.
Здавалося б, підприємці могли би з полегшенням сприймати таке правило як реальне пом’якшення відповідальності. Однак давайте розберемося, чи справді в усіх випадках можна уникнути штрафів, і чи завжди вони пов’язані виключно з проведенням заходів державного нагляду (контролю) Держпраці.
Тут варто зазначити, що Податковий кодекс України передбачає окремий, автономний механізм контролю за оформленням трудових відносин — фактичну перевірку (п. 75.1.3 ПКУ). У межах такої перевірки ДПС має право встановити факт допуску працівника до роботи без належного оформлення, зафіксувати його в акті та зібрати пояснення, однак не уповноважена накладати штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, оскільки ці санкції не належать до податкових.
В той же час, ясність вносить Порядок накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затверджений Постановою КМУ № 509, яким передбачено, що штрафи за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, передбачені частиною другою статті 265 Кодексу законів про працю України накладаються Головою Держпраці, його заступниками, керівниками територіальних органів Держпраці та їх заступниками. Порядок також визначає вичерпний перелік підстав накладення таких штрафів, зокрема, акт перевірки ДПС, її територіального органу, у ході якої виявлені порушення законодавства про працю.
Отже, механізм виглядає так: Держпраці є єдиним органом, уповноваженим накладати штрафи за ст. 265 КЗпП. При цьому на період воєнного стану передбачено виняток: якщо порушення були виявлені під час позапланового заходу державного нагляду (контролю) та роботодавець повністю виконав припис Держпраці у визначений строк, штрафи не застосовуються. Водночас ДПС у межах фактичної перевірки може встановити факт неоформлених трудових відносин та зафіксувати його в акті. Такий акт є підставою для Держпраці, відповідно до Порядку № 509 розглянути справу та скласти постанову про накладення штрафу.
Відповідальність за неоформлених працівників
За неоформлених працівників законодавство передбачає два види санкцій: фінансові за статтею 265 КЗпП та адміністративні за статтею 41 КУпАП. Вони регулюють різні аспекти і застосовуються до різних суб’єктів.
Частина друга статті 265 КЗпП встановлює фінансову відповідальність для юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, які використовують найману працю. За фактичний допуск працівника до роботи без договору накладається штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника (у 2025 році – 80 000 грн.; у 2026 – 86 470 грн.), а для платників єдиного податку 1–3 груп за перше порушення передбачено попередження. Повторне порушення протягом двох років з дня виявлення порушеннятягне штраф у тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати (у 2025- 240 000 грн., у 2026 - 259 410 грн.) за кожного працівника.
Також частиною п’ятою цієї ж статті передбачено зменшення штрафу, у разі сплати 50 відсотків розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, така постанова вважається виконаною.
У свою чергу, адміністративна відповідальність за частиною третьою ст. 41 КУпАП накладається безпосередньо на посадових осіб підприємства, які допустили порушення. Розмір штрафу становить 500–1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (8 500 – 17 000 грн), а за повторне порушення — 1000–2000 нмдг (17 000 – 34 000 грн).
Верховний Суд у постанові від 22 грудня 2020рокуу справі № 260/1743/19 підтвердив, що ФОП не може бути одночасно оштрафований за ст. 265 КЗпП і ст. 41 КУпАП за один і той самий факт допуску до роботи без належного оформлення, оскільки це порушує принцип заборони притягнення до відповідальності або покарання двічі за одне й те саме діяння. Дублювання відповідальності щодо одного суб’єкта є недопустимим. Водночас юридична особа і її посадова особа можуть відповідати окремо одночасно, адже КЗпП застосовується до роботодавця, а КУпАП — до фізичної особи, яка допустила таке порушення.
Як запобігти порушенням: коректне оформлення та правильний вибір моделі співпраці
Найефективніший спосіб уникнути ризиків, пов’язаних із неоформленими працівниками,— своєчасно та коректно оформлювати трудові відносини. Водночас закон допускає можливість залучення виконавців за цивільно-правовими договорами, зокрема договорами про надання послуг, підряду та інші. Це законний й можливий інструмент, але він не є «захисним бар’єром» сам по собі: договір потрібно грамотно структурувати та наповнити змістом, який відповідає відносинам з надання послуг, а не трудовим.
Судова практика послідовно підкреслює: наявність цивільно-правового договору не має вирішального значення. Якщо у відносинах фактично присутні ознаки трудових відносин — вони можуть бути перекваліфіковані незалежно від назви договору. Зокрема суди орієнтуються орієнтується на низку індикаторів, які й Держпраці узагальнили у власному контрольному списку. Серед них: виконання роботи за визначеним графіком та на робочому місці замовника; підпорядкування його вказівкам; включення виконавця у внутрішні правила; використання обладнання чи ресурсів роботодавця, що передбачено договором; виплата винагороди за процес роботи, а не за результат; неможливість делегувати виконання іншій особі; відсутність власного ризику виконавця та інше. Наявність кількох таких ознак уже може свідчити про трудові відносини.
Тому ефективне запобігання ризикам починається з двох речей: правильно сформованого договору та чіткої поведінки співробітника під час перевірки, щоб фактична поведінка сторін відповідала обраній моделі договору. І саме це дозволяє уникнути подальших штрафів.
Попри воєнний стан і постійні виклики для бізнесу, перевірки не зупиняються — навпаки, стають результативнішими через нові алгоритми фіксації порушень (як TAX Control, про який ми писали раніше). Fedorova Law Firm допоможе вчасно виявити ризики, провести аудит Вашої діяльності, обрати безпечний варіант співпраці, підготувати структуровані цивільно-правові договори, щоб захистити бізнес від непередбачених фінансових наслідків.